Dokumenteinstellungen
Steuern Sie, wie jeder Dokumenttyp nummeriert wird — Präfix, Jahr, Nummer und ob er aktiv ist.
Die Dokumenteinstellungen steuern, wie Ihre Dokumente nummeriert werden. Jeder Typ wird getrennt nummeriert, sodass Ihre Rechnungen und Ihre Angebote in getrennten Folgen mit eigenen Formaten laufen.
Die Bestandteile der Nummer
Eine Nummer wird aus einem Präfix, einem optionalen Jahr und einer laufenden Nummer aufgebaut:
PRÄFIX-JAHR-0001
Jeden Bestandteil legen Sie pro Dokumenttyp fest.
| Einstellung | Was sie tut |
|---|---|
| Präfix | Die Buchstaben am Anfang, etwa INV für Rechnungen oder OF für Angebote |
| Jahresformat | YYYY für das volle Jahr, YY für das kurze Jahr, oder None, um das Jahr wegzulassen |
| Auffüllung | Wie viele Stellen die laufende Nummer verwendet, von 3 bis 6, sodass eine Auffüllung von 4 0012 ergibt |
| Aktiv | Ob der Typ zum Erstellen verfügbar ist |
Mit Präfix INV, Jahresformat YYYY und Auffüllung 4 kommt die zwölfte Rechnung des Jahres als
INV-2026-0012 heraus. Setzen Sie das Jahresformat auf None, und es wird INV-0012.
Wie die laufende Nummer verläuft
Die laufende Nummer zählt von selbst hoch, eine pro Dokument dieses Typs, und wird in dem Moment vergeben, in dem Sie erstellen. Nummern werden nie wiederverwendet, sodass eine Lücke durch ein storniertes oder fehlgeschlagenes Dokument eine Lücke bleibt, statt aufgefüllt zu werden.
Legen Sie Formate fest, bevor Sie mit dem Nummerieren beginnen
Entscheiden Sie über Präfix und Format jedes Typs frühzeitig. Ein späteres Ändern nummeriert bereits ausgestellte Dokumente nicht neu, sodass eine Änderung mitten im Jahr Ihre Folge uneinheitlich aussehen lässt.