Übersicht
Erstellen Sie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Materialpapiere als PDFs aus einem Arbeitsauftrag.
Jedes Dokument in der Anwendung ist ein PDF, das aus bereits eingegebenen Daten aufgebaut wird. Sie tippen Positionen, Preise oder Kundendaten nicht erneut. Sie wählen einen Dokumenttyp, prüfen die Werte im Formular und klicken auf Erstellen. Das fertige PDF erhält eine Nummer, wird gespeichert und bleibt mit dem Arbeitsauftrag verbunden, aus dem es entstanden ist.
Die Dokumenttypen
| Dokument | Wofür es verwendet wird |
|---|---|
| Rechnung | Abrechnung eines Kunden, mit MwSt. und Zahlungsbedingungen |
| Angebot | Ein Preisangebot, bevor der Auftrag bestätigt ist |
| Rechnungsanforderung | Eine Vor-Rechnung zur Genehmigung durch den Kunden |
| Lieferschein | Bestätigung der Lieferung von Fertigteilen |
| Materialliste | Rohmaterialabmessungen und Stabstahl-Berechnungen |
| Materialbestellung | Eine an einen Lieferanten gesendete Bestellung |
| Laufkarte | Das Werkstattblatt, das eine Position begleitet |
Die ersten sechs werden aus einem Arbeitsauftrag erstellt. Die Laufkarte gehört zu einer Position und wird von der eigenen Seite dieser Position erstellt. Jeder Typ hat eine eigene Seite in diesem Bereich.
Ein Dokument erstellen
Arbeitsauftrag öffnen
Gehen Sie zu Arbeitsaufträge, öffnen Sie den benötigten und wechseln Sie dann zur Registerkarte Dokumente.
Erstellen klicken
Sie erhalten ein Raster der sechs Dokumenttypen mit einer kurzen Beschreibung zu jedem.
Formular prüfen
Das Formular kommt aus dem Auftrag ausgefüllt: Kundenadresse, Positionen, Mengen, MwSt.-Satz und Zahlungsfälligkeitsdatum. Ändern Sie, was nötig ist, und fügen Sie Notizen hinzu, wenn sie gedruckt werden sollen.
Erstellen
Die Anwendung baut das PDF, lädt es hoch und fügt es der Dokumentenliste des Arbeitsauftrags hinzu. Sie können es direkt aus dem erscheinenden Dialog ansehen oder herunterladen.
Die Nummer wird vergeben, sobald Sie auf Erstellen klicken
Dokumentnummern laufen der Reihe nach und werden nie wiederverwendet. Wenn Sie versehentlich eine Rechnung erstellen, ist diese Nummer verbraucht. Stornieren Sie das Dokument, statt zu erwarten, dass der Zähler zurückgeht.
Dokumentstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Nummer wurde vergeben, aber der PDF-Upload wurde nie abgeschlossen, meist eine abgebrochene Verbindung. |
| Ausgestellt | Das PDF ist gespeichert und zum Ansehen oder Herunterladen verfügbar. |
| Storniert | Von einem Administrator annulliert. Es bleibt mit der Kennzeichnung Storniert für Ihre Aufzeichnungen in der Liste. |
Nur ein Administrator kann ein Dokument stornieren, und das Stornieren kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können einen Grund hinzufügen, der beim Datensatz gespeichert wird.
Wo Dokumente landen
| Wo | Was Sie erhalten |
|---|---|
| Die Registerkarte Dokumente des Arbeitsauftrags | Alles für diesen Auftrag Erstellte, nach Typ gefiltert |
| Lager → Dokumente | Jedes Dokument in der Organisation, durchsuchbar und nach Datum filterbar |
Bevor Sie etwas erstellen
Die PDF-Kopfzeile und die Summen kommen aus Ihren Einstellungen, nicht aus dem Formular, es lohnt sich also, diese einmal auszufüllen.
| Einstellungsseite | Was sie liefert |
|---|---|
| Allgemein | Organisationsname, Adresse und Steuernummern für die Dokumentkopfzeile |
| Finanzen | Währung, MwSt.-Satz, Bankkonto, Zahlungsfrist in Tagen und der Rechnungs-Fußzeilenhinweis |
| Dokumente | Präfix, Jahresformat und Auffüllung zum Aufbau der Dokumentnummer |
Wie die Nummer selbst aufgebaut wird, ist unter Einstellungen auf der Seite Dokumenteinstellungen behandelt.
Dokumente zählen gegen Ihren Tarif
Jedes erstellte Dokument zählt gegen das monatliche Dokumentlimit, und seine Größe gegen Ihren Speicher. Die Seite Nutzung zeigt, wo Sie stehen.