Einführung
Was die Plattform leistet und wie Arbeitsaufträge, Positionen, Arbeitsgänge und Dokumente zusammenpassen.
Die Plattform führt Aufträge durch eine Werkstatt und erstellt die zugehörigen Papiere. Sie geben den Auftrag einmal ein, verfolgen ihn, während er durch die Werkstatt läuft, und erstellen aus denselben Daten Rechnungen, Angebote und Lieferscheine, statt sie erneut in eine Vorlage zu tippen.
Alles gehört zu Ihrer Organisation. Ihre Daten sind für andere Organisationen auf der Plattform nicht sichtbar, und jede Person, die Sie einladen, arbeitet innerhalb Ihrer Organisation.
Grundbegriffe
Ein Arbeitsauftrag ist ein Auftrag für einen Kunden. Er trägt eine Nummer, eine Frist, einen Status, eine Priorität und die Währung, in der er abgerechnet wird.
Innerhalb eines Arbeitsauftrags befinden sich Positionen, die einzelnen Teile oder Posten. Eine Position hat eine eigene Menge, einen eigenen Status und ein eigenes Material, sodass ein Arbeitsauftrag mit acht Positionen einige Teile fertig und andere noch nicht begonnen haben kann.
Jede Position kann Arbeitsgänge haben, die Bearbeitungsschritte, die nacheinander an ihr ausgeführt werden. Ein Arbeitsgang erfasst die Zielzeit, die Maschine sowie die Menge an Gut- und Ausschussteilen nach Abschluss.
Dokumente werden aus all dem erstellt. Eine Rechnung liest die Positionen und ihre Preise, eine Materialliste liest das eingegebene Material, und eine Laufkarte liest eine Position und ihre Arbeitsgänge. Dokumente gehören zu dem Arbeitsauftrag, aus dem sie entstanden sind, und bestehen nicht für sich allein.
Die Nummerierung ist automatisch
Dokumentnummern werden vom Server vergeben, wenn Sie die Erstellung starten, sodass zwei Personen, die gleichzeitig erstellen, niemals dieselbe Nummer erhalten.
Status und Prioritäten
Arbeitsaufträge und Positionen teilen sich denselben Satz an Status.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Eingegangen | Die Anfrage ist eingegangen und noch nicht kalkuliert. Das sind die Aufträge, die auf ein Angebot warten. |
| Angebot gesendet | Ein Angebot ist an den Kunden gegangen und Sie warten auf eine Antwort. |
| Angebot angenommen | Der Kunde hat das Angebot angenommen, der Auftrag kann vorbereitet werden. |
| Angebot abgelehnt | Der Kunde hat das Angebot abgelehnt und der Auftrag geht nicht weiter. |
| Vorbereitung | Der Auftrag ist bestätigt und wird eingerichtet, Material und Programme werden bereitgestellt. |
| In Bearbeitung | Teile werden gefertigt. Arbeitsgänge werden an den Positionen gestartet und abgeschlossen. |
| Kontrolle | Die Bearbeitung ist abgeschlossen und die Teile werden geprüft. |
| Abgeschlossen | Der Auftrag ist fertig und bereit für Versand und Abrechnung. |
Im Dashboard werden Arbeitsaufträge mit dem Status Eingegangen unter der Überschrift Ausstehende Angebote aufgeführt.
Die Priorität wird getrennt vom Status festgelegt und bestimmt, was die Werkstatt als Nächstes übernimmt.
| Priorität | Bedeutung |
|---|---|
| Niedrig | Kein Zeitdruck. Kann übernommen werden, wann immer freie Kapazität vorhanden ist. |
| Mittel | Gewöhnliche Arbeit, die in normaler Reihenfolge läuft. |
| Hoch | Sollte vor gewöhnlicher Arbeit vorgezogen werden. |
| Dringend | Geht zuerst, vor allem anderen in der Werkstatt. |
Status und Priorität lassen sich an einem einzelnen Datensatz oder an mehreren gleichzeitig aus der Listenansicht ändern.
Erster Durchlauf
Organisation erstellen
Der Registrierungsassistent erfasst Ihre Firmendaten, Adresse und Kontaktinformationen und erstellt anschließend die Organisation und meldet Sie darin an.
Firma hinzufügen
Arbeitsaufträge werden für einen Kunden ausgestellt, fügen Sie also mindestens eine Firma hinzu, bevor Sie Ihren ersten Auftrag anlegen. Lieferanten werden ebenfalls hier gespeichert, und Materialbestellungen werden an sie gerichtet.
Einstellungen ausfüllen
Die Finanzeinstellungen enthalten Ihre Währung, den MwSt.-Satz, das Bankkonto und die Zahlungsbedingungen. Die Dokumenteinstellungen steuern, wie Dokumentnummern gebildet werden. Beide werden bei jeder PDF-Erstellung gelesen.
Ersten Arbeitsauftrag öffnen
Fügen Sie ihm Positionen hinzu, eine nach der anderen, und der Rest der Anwendung hat etwas, mit dem er arbeiten kann.
Rollen
Jede eingeladene Person erhält eine von drei Rollen.
| Rolle | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Admin | Alles, einschließlich Einladen und Entfernen von Nutzern, Ändern von Rollen, Abrechnung, Finanzeinstellungen und Stornieren von Dokumenten |
| Moderator | Erstellen und Bearbeiten von Arbeitsaufträgen, Positionen und Ausgaben sowie Erstellen von Dokumenten |
| Mitglied | Aktualisieren von Status und Priorität, Erfassen von Arbeitsgängen und Erstellen von Dokumenten |
Mitgliedern ist das Ändern von Status ohne Administrator bewusst erlaubt, denn genau das tut die Werkstatt, wenn sie den QR-Code einer Position scannt.